Програма навчального модуля 4 Робоча програма 5 - страница 37

^ 11.2.Адміністративні завдання та діловодна служба 11.2.1. Стратегічні напрямки і процедури роботи
Стратегічні напрямки роботи. Кожна організація мас потребу в розробці головних напрямків діяльності, які відображають позицію цієї установи стосовно багатьох аспектів.

Бажано, щоб вони були викладені одним або двома реченнями і займали загалом одну або дві сторінки.

Необхідно включити їх у довідник, в якому описуються процедури роботи, і надавати всім службовцям протягом періоду ознайомлення з діяльністю установи.

Основні напрямки роботи розробляє або змінює керівництво організації та ухвалює правління (або аналогічний орган).

Процедури відображають, яким чином необхідно втілювати в життя основні напрямки діяльності установи.

Процедура - це докладний поетапний опис того, як і яким персоналом виконується означена робота.

Розробляти процедуру повинні ті, хто виконує роботу, перевіряти слід тим, хто приймає завершену роботу, а нагляд за її застосуванням здійснюють ті, хто визначає основні напрямки діяльності установи.

За таких умов керівництво має гарантії, що основні напрямки діяльності установи будуть втілені в життя, а персонал - що їх реалізація є цілком можливою.

^ Адміністративний журнал. Це стратегічні напрямки і процедури роботи, нормативи, що стосуються загального керівництва і ведення справ у вашій установі/закладі.

Збірник основних документів. Письмовий договір, статут, пов'язані з ними інструкції та правила ведення справ в установі/закладі.

^ Довідник з комунікативних та стильових норм. Загальні норми щодо: складання та оформлення документів та редагування. Докладні інструкції про те, як складати листи, доповідні записки і таблиці. Норми стилістики, граматики, адресування. Корисний перелік скорочень, географічних назв та утворених від них прикметників, грошових одиниць, мір ваги, довжини тощо.

Журнал з оперативного управління. Стратегія і методи оперативного управління вашою установою/закладом.

11.2.2.Стан службової етики в установі

Давайте відкрито розглянемо це питання: ми не сумніваємося в тому, що всі ви ставитесь до своєї роботи як слід, чи то службовець, чи то керівник

- ми просто ще раз дещо нагадаємо. Проте ваш обов'язок полягає в тому, щоб чітко довести до відома всіх службовців вимоги щодо службової етики, які існують у вашому закладі/установі.

^ Що треба робити

Кожен керівник має власне розуміння професійного ставлення, але, можливо, вам буде цікаво ознайомитися з точкою зору Philip Crosby (див. "Making things happen"), який досить дотепно визначив це широке поняття словом, складеним з перших букв його характеристик-компонентів:

Акуратний. Всі ми визнаємо, що наш обов'язок - виконувати те, що ми обіцяємо виконати, і чітко доповісти про виконану роботу. Якщо нас просять надати якусь інформацію, ми повинні дати чітку відповідь або ж сказати, що не знаємо, але дізнаємося (а пізніше довести цю справу до кінця і обов'язково надати інформацію, про яку нас просили).

Стриманий. Ми не розпускаємо плітки один про одного (на це слід вказати кожному новому співробітнику у період ознайомлення з установою). Ми одягаємося згідно вимог; звичайно, мається на увазі, що люди одягаються відповідно до культури тієї країни, в якій вони живуть, але можна знайти загальне визначення стриманості, професійності, неупередженого ставлення до статі. Ми поводимося як і личить дорослим людям. Ми скромні, але не сором'язливі.

^ Сповнений ентузіазму. Ми намагаємося найняти на роботу людей, яким притаманний ентузіазм в роботі, і підтримувати їхній ентузіазм. Не можна зображувати ентузіазм протягом довгого часу - це почуття має бути щирим.

Продуктивний. Кожен з нас повинен виконувати свою роботу до повного завершення, а також при потребі надавати допомогу іншим.

Ощадливий. Ми на найвищому рівні виконуємо всі завдання, але не слід викидати гроші на вітер. Ми повинні дбайливо ставитися до коштів своєї організації і не плутати власну кишеню з службовою.

Що не треба робити:

Я тут керівник, ось чому!...

Часом важко зрозуміти, чому люди, які з огляду на свої службові обов'язки повинні проявляти мудрість, поводяться так брутально і без­душно по відношенню до інших. Якщо вони вважають себе мудрими, то їм слід зрозуміти, що вони можуть домогтися співпраці від інших людей лише засвоївши, що ці люди їм корисні, а тому їм слід підкреслювати, - власними словами або вчинками - що вони їх цінують. . Керівник, який цінує своїх підлеглих і сподівається на співпрацю з їхнього боку, повинен демонструвати своє ставлення до працівників: слід звертати особливу увагу на манеру спілкування з ними.

^ Постійні спізнення службовців

Це вияв неповаги.

Службовець, який щоранку вривається до офісу, спізнившись на п'ять хвилин, щоразу придумуючи нову історію про причину свого запізнення, поводиться неввічливо і заважає працювати.

Люди запізнюються, тому що вони не цінують того, як важливо бути точним.

Покласти край запізненням службовців можна не шляхом покарань, а заохоченням точності: наприклад, вітати людей, які вчасно приходили на роботу протягом усього року.

^ Невихід службовців на роботу

Якщо люди не приходять на роботу, вони відсутні. Деякі люди відсутні й тоді, коли вони приходять на роботу.

Це явище можна пояснити двома причинами:

1) у деяких людей просто немає звички постійно працювати,

2) робота, яку вони виконують, не ціниться, нецікава або ж і те, і друге.

Не можна ігнорувати той факт, що теперішня економічна криза в поєднанні з кризою влади в Україні надзвичайно згубно впливає на мотивацію службовців. Проте деякі заходи можуть пом'якшити гостроту проблеми.

Будь-який керівник, який допускає, щоб люди не приходили на роботу без поважних причин, матиме в майбутньому серйозні проблеми.

Люди потребують дозволу на відсутність: цей дозвіл вони отримують, виходячи з реакції керівника на прогули.

Керівник часто потурає прогулам, навіть і не усвідомлюючи цього... Дає відчути людям, що вони для нього не важливі.

Невихід працівників на роботу треба контролювати. Проте багато керівників не звертають уваги на відсутність службовців. - На відсутність слід реагувати. Але багато керівників не розмовляють з працівниками з цього приводу після кожного такого випадку.

Треба домагатися щоденної присутності. Проте багато керівників дозволяють своїм підлеглим певну кількість днів не виходити на роботу з приводу хвороби, таким чином створюючи враження, ніби вони очікують, що службовці скористаються цим.

- Щоб покласти край систематичним невиходам на роботу, ви як керівник повинні переглянути свої стосунки з працівниками і взаємовідносини серед самих працівників, завдання службовців і завантаженість роботою, а також загальну чисельність працівників у своїй установі.

- Найвищий рівень невиходів на роботу спостерігається в організаціях з великою кількістю службовців.

- Ретельніше відбираючи працівників та очікуючи від них повної віддачі в роботі, керівник демонструє своє ставлення до невиходів на роботу.

- Ті, хто любить свою роботу, приходять щодня в будь-якому випадку, тож зосередьте свої зусилля на мотивуванні інших працівників! Дайте зрозуміти своїми вчинками, що ви розраховуєте на щоденну присутність службовців на роботі.

1811893160288081.html
1812057716043054.html
1812152457499914.html
1812225000150620.html
1812380612284893.html